Processi di vendita: come organizzarli e gestirli al meglio
La vendita dei propri prodotti o servizi è, ovviamente, uno degli scopi fondamentali di qualsiasi azienda; tutto in un’impresa viene concepito in modo tale da riuscire in tale intento nel miglior modo possibile.
Vendere i propri prodotti o i propri servizi non è semplice, occorre il giusto mix fra qualità e prezzo, una promozione adeguata, una produzione soddisfacente per quanto riguarda l’aspetto quantitativo, tempi di consegna rapidi e un’efficiente assistenza in caso di eventuali disguidi, ritardi o problemi di altro genere.
Detto ciò, non si può dimenticare anche l’aspetto gestionale e contabile legato alle vendite; la legislazione fiscale del nostro Paese impone obblighi ben precisi che debbono essere rispettati da tutti gli operatori commerciali per non correre il rischio di sanzioni che, in alcuni casi, possono essere anche molto pesanti. Oltre alla “questione fiscale”, si deve anche tenere presente che una gestione corretta della parte burocratica e documentale serve all’azienda o al professionista per essere più efficienti, più rapidi e anche più competitivi sul mercato. Quando si gestisce uno studio o un’azienda, piccoli o grandi che siano, le perdite di tempo sono un lusso che non ci si può permettere.
Processi di vendita: quali sono i principali aspetti da considerare?
Chi gestisce uno studio professionale o un’impresa sa che vi sono molti aspetti amministrativi e burocratici da gestire; alcuni esempi:
- creazione degli archivi anagrafici clienti/fornitori
- preventivi
- ordini
- documenti di accompagnamento (DDT)
- fatture pro-forma
- fatture commerciali
- note di credito e di debito
- avvisi di notula
- parcelle
- gestione dello scadenzario attivo (incassi) e di quello passivo (pagamenti)
- prima nota
- archiviazione e conservazione dei documenti come da obblighi di legge.
Questo breve elenco fa già capire come per gestire al meglio i processi relativi alla vendita, sia quelli precedenti, sia quelli conseguenti, sia necessario dotarsi di adeguati strumenti di gestione aziendale in grado di venire incontro a tutte le esigenze di un’azienda moderna e digitalizzata; il software Kubik è uno strumento di questo tipo perché permette controllare la parte burocratica/amministrativa in modo rapido ed efficiente.
Si tratta di software gestionale che opera su cloud; non è cioè un software on premise, ovvero installato fisicamente su un computer o su un server aziendale; i software su cloud permettono di effettuare le varie operazioni e di archiviare i relativi dati collegandosi a server esterni all’azienda (sulla “nuvola” per intendersi). Per usufruire dei vari servizi è sufficiente una connessione Internet; alle funzioni del software e ai vari dati e documenti è possibile accedere con un personal computer, con un tablet, un notebook o uno smartphone; non importa da dove ci si connette e nemmeno quando ci si connette. Si possono controllare, emettere, archiviare, cancellare documenti, report e quant’altro ovunque ci trovi, in qualsiasi ora del giorno o della notte.
Una gestione siffatta consente di sveltire i processi aziendali e ci dà la sicurezza di rispettare tutto quanto è previsto dalle normative fiscali; si risparmiano soldi, tempo e spazio (non sono più necessari gli archivi cartacei).
Gestione dei processi di vendita: la fattura elettronica
La gestione della fatturazione elettronica (fattura in formato digitale) è uno dei processi più importanti relativamente alla vendita dei propri prodotti o servizi; arrivata nell’anno 2008, è stata introdotta gradualmente; adesso è obbligatoria per la quasi totalità degli operatori economici. Anche i contribuenti forfettari, a lungo esclusi da questo obbligo, sono obbligati all’emissione delle fatture in formato elettronico (.xml per essere precisi); solo pochi di essi sono ancora esclusi, ma a partire dal 2024 tutti i forfettari, indistintamente, saranno soggetti a tale obbligo.